Inventur 4.0 – Digitale Inventur mit Drohnen und Co.

Wenn es um das Wachstum Ihres Geschäfts geht, liegt eine der größten Herausforderungen in der Verwaltung Ihres Inventars. Eine regelmäßige Inventur kann Ihnen dabei helfen, etwaige Probleme und Schwierigkeiten Ihres Unternehmens in den Griff zu bekommen oder gar nicht erst aufkommen zu lassen. Ein effektives Bestandsmanagement ist der Schlüssel für Wachstum und Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Grundsätze der Inventur sowie einen Ausblick in die zukünftige Entwicklung der Inventur mit Drohnen und Apps.

Der Unterschied zwischen Inventur & Inventar

Bei der Inventur (oder auch Bestandsaufnahme) überprüfen und erfassen Sie manuell das gesamte Inventar, das Ihr Unternehmen derzeit vorrätig hat. Sie ist ein wichtiger Teil Ihrer Bestandskontrolle, wirkt sich aber auch auf Ihren Einkauf, Ihre Produktion und Ihren Verkauf aus. Der Prozess der Bestandsaufnahme kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. In den meisten Fällen wird die Inventur am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt.

Das Inventar, fasst alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zusammen. Bei der Inventur werden diese Vermögensgegenstände erfasst; sie ist außerdem auch das Endresultat dieses Prozesses.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Ist ein Unternehmen oder ein Kaufmann bzw. eine -frau bilanzierungspflichtig, so muss eine Inventur gesetzlich durchgeführt werden. Aus § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 140/141 AO (Abgabenordnung) ergibt sich, dass alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, einmal jährlich am Ende des Geschäftsjahres eine Inventur durchführen müssen.

Folgende Rechtsformen sind demnach zur Inventur verpflichtet:

1. Kaufmann e.K.
2. OHG, KG, GmbH & Co. KG
3. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, etc.)

Folgende Rechtsformen sind ausgeschlossen:

1. Freiberufler
2. Kleingewerbetreibende
3. GbR

Barcode-System: Das müssen Sie wissen

Den Überblick über Tausende von Artikeln im Lager zu behalten, kann schwierig sein, wenn kein benutzerfreundliches System vorhanden ist, mit dem die Artikel und deren Details erfasst werden. Das Implementieren eines Strichcode-Systems macht die Bestandsverwaltung weitaus schneller und einfacher. Deswegen wird beim Wachstum des Unternehmens der Bedarf an einem Barcode-System immer größer, da schlichtweg mehr Inventar zu verwalten ist.

Zusätzlich hat es auch positive Auswirkung auf die Durchführung der jährlichen Inventur. Denn eine Inventur mittels Barcode-Systems ist viel genauer und weniger fehleranfällig als eine Inventur von Hand. Menschliche Fehler können mit dem Einsatz von Barcodes stark reduziert werden, und der Bestand enthält genauere Daten.

Inventur mit Barcode-Scanner durchführen

Barcodes nützen einem Unternehmen nicht viel, wenn Sie keinen Scanner haben, um die Informationen aus dem Strichcode zu erhalten. Wenn der Fokus auf Mobilität und Flexibilität liegt, ist ein drahtloser Scanner die beste Wahl. Die mobilen Barcode-Scanner eignen sich perfekt für die Echtzeit-Bestandsverwaltung. Die Daten werden entweder auf einer Speicherkarte gesichert oder via Bluetooth direkt auf die Software gespielt. Jedoch benötigen mobile Barcode-Scanner Batterien, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie immer Ersatzbatterien bereithalten. Akkus für Barcode-Scanner finden Sie in unserem Shop.

Drahtgebundene Scanner sind in der Regel preiswerter als drahtlose Scanner, bieten aber nicht so viel Flexibilität. Der Barcode-Scanner muss an eine Steckdose und an den Computer angeschlossen werden, auf dem die Bestandsinformationen gespeichert werden. Jedoch sind verdrahtete Scanner bedienerfreundlich und eignen sich hervorragend für die direkte Kundenabfertigung.

GTIN oder SKU? Wie erstellen Sie ein Barcode-System?

Ist die Entscheidung für die Einführung eines Barcode-Systems gefallen, müssen Sie zunächst einen Produktcode erstellen. Das System kann entweder über die Global Trade Item Number (GTIN) oder die individuelle Stock-Keeping-Unit (SKU) laufen. Welche Methode für Sie die richtige ist, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Art Ihrer Produkte ab.

SKU-Nummern sind einzigartig für einzelne Einzelhändler, während GTIN-Barcodes universell verwendet werden und für ein Produkt konstant bleiben – unabhängig davon, welcher Einzelhändler es verkauft. Aus diesem Grund behält ein Produkt auch dann einen GTIN-Code, wenn ihm von verschiedenen Unternehmen unterschiedliche SKU-Nummern zugewiesen werden. SKUs können individuell oder per Software erstellt, ausgedruckt und auf das Produkt geklebt werden. Insbesondere bei kleineren und mittelständigen Unternehmen, die individuelle Produkte anbieten, lohnt sich der Einsatz von SKUs.

Digitale Inventur: Software, Apps & Drohne

Wenn Ihr Auftragsvolumen steigt und Sie über mehr Vertriebskanäle und in neue Märkte expandieren, ist der Versuch, Ihre Abläufe manuell zu verwalten, fast immer zum Scheitern verurteilt. Nun ist der Umbau auf ein Barcode-getriebenes System fast unausweichlich, um die maximale Effektivität zu garantieren. Hilfreich ist ebenfalls die Nutzung einer Software zum Einsehen und Erfassen Ihrer aktuellen Lagerbestände und zur Durchführung der Inventur. Die speziellen Algorithmen berechnen auf Grundlage der Unternehmensdaten Nachbestellpunkte für verschiedene Artikel und helfen Ihnen dabei, Ihren Lagerraum optimal auszunutzen und somit Zeit und Geld zu sparen.

Inventur-App: Vor- und Nachteile vom Smartphone für die Inventur

Durch den Fortschritt in der Technologie können Sie den Bestand bequem und effektiv mit dem Smartphone verfolgen. Die meisten Smartphone-Kameras verfügen heutzutage über die Funktion, Barcodes und QR-Codes zu dekodieren.

Jedoch sollten Sie den Einsatz von Smartphones zur Inventur vorher genaustens abwägen. Den Grund dafür finden Sie in den folgenden Vor- und Nachteilen von Smartphones als Barcode-Scanner.

Vorteile:

1. Universalität
   Die meisten Menschen besitzen heutzutage ein Smartphone. Das einfache Downloaden einer Barcode-Scanner-App erspart die Anschaffung zusätzlicher Geräte. Vorausgesetzt, das Smartphone ist mit einer Kamera ausgestattet, die Barcodes erfassen kann. Dies könnte eine gute Lösung für sehr kleine Unternehmen mit überschaubarem Sortiment sein. Kleinere Unternehmen haben somit die Chance, ein Barcode-System zu einem relativ niedrigen Preis zu etablieren.
2. Mobilität & Erreichbarkeit
   Im Gegensatz zum Barcode-Scanner sind Smartphones die handlichere Wahl. Da fast jeder über ein Smartphone verfügt und dies auch meistens an sich trägt, können Daten jederzeit abgerufen werden und das Scannen zu jederzeit erfolgen.
3. Einfache Anwendung
   Die meisten Apps sind so konzipiert, dass sie für den User einfach und verständlich sind. Step-by-Step-Anleitungen können oftmals schnell online abgerufen werden. Allerdings sollte bei der korrekten Einrichtung der App das Barcode-System in kurzer Zeit voll einsatzbereit sein.

Nachteile:

1. Hohes Investment
   Zwar besitzt fast jeder ein Smartphone, für die Inventur ist jedoch ein leistungsfähiges Handy notwendig. Es kann deswegen erforderlich sein, für die Inventur zusätzliche Geräte für den Betrieb anzuschaffen. Insbesondere für wachsende Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist die Investition in mehrere drahtlose Barcode-Scanner deutlich billiger als die Investition in mehrere Smartphones.
2. Niedrige Haltbarkeit und Funktionalität
   Mobile Strichcode-Scanner sind oft für den robusten Einsatz konzipiert, d. h. sie können Stürze oder andere Schäden überstehen, die ein Smartphone nicht ohne Weiteres unbeschadet überlebt. Sie sind speziell für die Aufgabe des Scannens gebaut, d. h. sie können Barcodes aus größeren Entfernungen lesen und sind bei der Bilderfassung schneller und akkurater als Smartphones.
3. Potenzielle Sicherheitslücken
   Wenn Sie ein größeres Lager oder ein Distributionszentrum verwalten, bietet ein mobiler Barcode-Scanner mehr Sicherheit als ein Smartphone. Die erfassten Daten sind meist sensibel und müssen sicher gespeichert werden. Falls sich die Daten auf einem Smartphone befinden, das auch extern benutzt wird, ist die Sicherheit der Daten nicht zu 100 Prozent gesichert.
4. Niedrigere Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit
   Wenn Schnelligkeit bei Ihrer Inventur wichtig ist, sollten Sie einen mobilen Barcode-Scanner anstelle eines Smartphones in Betracht ziehen. Während Smartphones so konzipiert sind, dass sie mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen können, ist ein Strichcode-Scanner für einen einzigen Zweck vorgesehen, wodurch er schneller und zuverlässiger bei der Inventur ist als ein Smartphone.

Die heutigen Smartphones sind noch nicht bereit, drahtlose Barcode-Scanner zu ersetzen. Wenn Sie darüber nachdenken, das Smartphone als Strichcode-Scanner einzusetzen, entscheiden Sie hinsichtlich der Aufgabe, die das Gerät erledigen soll. Wenn Sie nach einer App zum Scannen von Strichcodes suchen, mit der Sie die Preise von Artikeln im Lebensmittelgeschäft überprüfen oder QR-Codes scannen können, sollten Sie auf jeden Fall Ihr Smartphone verwenden. Wenn Sie jedoch eine komplexe Bestandsaufnahme durchführen müssen, ist ein mobiler Barcode-Scanner die zweifellos bessere Wahl.

Inventur mit der Drohne – wie zukunftsfähig ist sie?

Der Einsatz von Drohnen kann die Bestandsaufnahme von Inventarbeständen in der Zukunft dramatisch vereinfachen. Drohnen bieten eine innovative Alternative zur manuellen Inventur. Ausgestattet mit autonomer Navigation, künstlicher Intelligenz und Computer-Vision-Techniken ermöglichen Drohnen für Inventuren schnellere, häufigere, billigere und sicherere Zählungen.

Zahlreiche Lagereinrichtungen haben bereits Drohnen im Rahmen von Pilotprojekten eingesetzt, um ihre Effizienz zu testen und den Geschäftsnutzen von Bestandsaufnahmen aus der Luft zu validieren. Der Inventurablauf mit Drohnen wird so konfiguriert, dass sie den spezifischen Inventuranforderungen jeder Einrichtung entspricht und kann somit nahtlos in bestehende Lagerabläufe und IT-Systeme integriert werden.

Bei der Inventur Drohnen einsetzen? – Die Vorteile

1. Geringerer Personalbedarf für die Durchführung der Inventur, wodurch die Mitarbeiter anderweitig eingesetzt werden können.
2. Höhere Genauigkeit beim Abgleich des physischen Bestands gegenüber der manuellen Bestandsaufnahme.
3. Da zu Beginn des Prozesses kein menschliches Eingreifen erforderlich ist, können Sie diese Aufgabe auch außerhalb der Arbeitszeiten durchführen.

Bei der Inventur Drohnen einsetzen? – Die Nachteile

1. Die Drohne ist in der Lage, die Strichcodes des Inventars an der Vorderseite des Regals zu erfassen. In Situationen, in denen sich mehrere SKUs an einem Lagerplatz befinden, können Fehler und Diskrepanzen.
2. Wegen der kurzen Batterielebensdauer muss die Drohne möglicherweise an eine bewegliche Basisstation angebunden werden, um den gesamten Bestandsaufnahmeprozess abzuschließen.
3. Der Inneneinsatz von Drohnen in großen Einrichtungen wie Lagerhäusern leidet tendenziell unter einer schwachen/keinen GPS-Verfügbarkeit – was die Navigation zu einer technischen Herausforderung macht.
4. Drohnen müssen schmale Gänge, hohe Regale, Hindernisse wie Säulen, Menschen, Gabelstapler usw. überwinden. Dies erschwert die Fähigkeit zum präzisen Navigieren im Lager.
5. Der Einsatz von Drohnen ist sehr kostspielig und ist für kleine bis mittelständige Unternehmen keine günstigere Alternative zum Scannen mit dem Barcode-Scanner.